1. PYTANIE
Jakie koszty w projekcie realizowanym w ramach programu URBACT II są kosztami koordynacji projektu?

ODPOWIEDŹ WŁADZY WDRAŻAJĄCEJ PROGRAMY EUROPEJSKIE

Do kosztów koordynacji zaliczamy np.:

- koszty usług kurierskich związanych np. z przesyłaniem dokumentów do kontroli I stopnia lub dokumentów dotyczących kontroli I stopnia do partnera wiodącego,

- koszty uwierzytelnień notarialnych dokumentów związanych z projektem,

- koszty opłat prawnych związanych np. z konsultacjami prawnymi dokumentów podstawowych projektu przed ich podpisaniem przez partnera,

- koszty gwarancji finansowych, jeżeli gwarancje są wymagane prawem krajowym, wspólnotowym lub gdy koniczność ich dostarczenia wynika z dokumentów programowych lub z umowy dotacji.

2. PYTANIE

Jaki koszty w projekcie realizowanym w ramach programu URBACT II zaliczane są do kosztów personelu? Czy kosztem personelu jest wynagrodzenie personelu-zespołu roboczego powołanego zarządzeniem prezydenta miasta? Czy osoby wymienione we wniosku końcowym mogą być dodatkowo wynagradzane za udział w projekcie, czy koszt takiego wynagrodzenia jest kwalifikowalnym?

ODPOWIEDŹ WŁADZY WDRAŻAJĄCEJ PROGRAMY EUROPEJSKIE

W linii Personel raportowane jest wynagrodzenie osób zaangażowanych bezpośrednio w realizację projektu. W tej linii są to osoby zatrudnione na umowę o pracę w instytucji wymienionej w oficjalnie zatwierdzonym wniosku aplikacyjnym. Osoby zatrudniane na podstawie umów cywilno-prawnych raportujemy w linii 6 Zewnętrzna wiedza ekspercka. Osoby zaangażowane bezpośrednio w realizację projektu prowadzą miesięczne karty czasu pracy, gdzie wpisują ilość czasu poświęconego na realizację projektu. Na podstawie karty czasu pracy i listy płac sporządzane są kalkulacje kosztów osobowych. Jeśli osoby z zespołu roboczego powołanego zarządzeniem prezydenta miasta będą spełniać warunki wyżej opisane dotyczące zatrudnienia to mogą być one rozliczane w projekcie w linii personel.

3. PYTANIE

W jaki sposób dokonywane jest rozliczanie wydatków i refundacja poniesionych nakładów?

ODPOWIEDŹ WŁADZY WDRAŻAJĄCEJ PROGRAMY EUROPEJSKIE

Finansowanie projektu odbywa się na zasadzie prefinansowania całości wydatków w ramach projektu ze środków własnych partnera. Następnie raportuje on wszystkie poniesione w danym okresie wydatki w raporcie finansowym. Kwota wydatków kwalifikowalnych jest certyfikowana przez kontrolę I stopnia (WWPE). (Odbywa się to w systemie Presage). Partner Wiodący agreguje scertyfikowane wydatki wszystkich partnerów projektu i wysyła jako raport zbiorczy do Wspólnego Sekretariatu Technicznego.

Raport jest zatwierdzany i Instytucja Płatnicza przelewa refundację 80% wydatków z ERDF do partnera wiodącego, a ten przesyła odpowiednie kwoty każdemu z partnerów. Tzn. każdy z Partnerów otrzymuje 80% swoich scertyfikowanych wydatków. Procedura od wysłania scertyfikowanych wydatków do otrzymania refundacji środków z ERDF może potrwać nawet do pół roku.